各部門への確認に手間がかかる…ID棚卸を円滑に行うには？

今や、どの企業でも何らかのITシステムを活用しており、運用するうえで必須となるのがID棚卸です。ID棚卸は各企業において定期的に実施されていますが、ID棚卸に関わる部門への確認の手間が、どの企業でも課題となっています。これまで様々なID棚卸の課題を記事で紹介してきましたが、今回はID棚卸の確認フローに焦点を当てて、課題の解決方法とともにお伝えしていきます。

どの企業も実施しているID棚卸。実はかなり手間がかかっている

ID棚卸は、退職者や異動者のID削除漏れ検知や各従業員のID保有状況整理のために必須の作業であるため、必ず行わなければなりません。企業の多くは、年1回や半期に1回といった頻度で実施しています。
しかしながらID棚卸の作業は煩雑で、多くの場合は各システムの担当者がExcelやスプレッドシートなどでID台帳を個別管理しているため、毎回のID棚卸でID台帳をゼロから整理し、不要なIDを確認・対処していかなければなりません。
多くの企業でID棚卸には多大な時間を要しているのが現状です。

ID棚卸に手間がかかる一因は各部門への確認作業

ID棚卸作業の中でも手間がかかる原因として挙げられるのが、各部門への確認です。各部門への確認は、多くの場合下記のような流れになります。

1.システムからExcel、CSVなどでID一覧出力
2.データの整形・各部門用にID一覧を分けて確認依頼
3.各部門の進捗管理と必要に応じた催促
4.ID一覧を回収し、システムと突合してID情報を最新状態に更新
5.棚卸結果を報告申請

報告申請においては、実施した全体の結果と、変更が必要だったIDや削除漏れIDがあった場合の理由などをまとめて上長に承認を回していきます。
承認作業が完了した後は、作業結果をファイルにまとめて保存しておきます。

その他、下記の流れで確認している企業も存在します。

▶ アカウント一覧と、過去のアカウント申請を突合し、申請がないものだけを抽出して部門に確認する
▶ アカウント一覧を出力し、権限情報を見やすい形にデータ整理し、権限も含めて部門に確認する

IDは部門ごとに確認する必要があるため、この煩雑な確認作業がID棚卸の手間の一因となっています。部門への確認依頼にあたっては、特に下記3点の事項が手間になります。

① 各部門用にデータを整形
② 依頼後の進捗管理
③ FAQ対応

また依頼された側は、「人」単位ではなく、「システム」単位で依頼されることになります。そのためシステム管理者ごとに回答が必要で、依頼者側にも負担がかかっていることが実情です。

ID棚卸の確認業務を効率化する仕組みがあれば解決

先述した部門への確認作業を効率化できれば、ID棚卸にかかる工数を大きく削減できます。効率化のためには、先述した3つの課題に対して、次のような対応が必要になります。

① 各部門用のデータ整形には、ID台帳のフォーマットを統一し、各部門で必要な部分のみ出力できるように対応
② 依頼後の進捗管理は、進捗確認する日をあらかじめ決めておく
③ FAQ対応は、FAQのリスト作成などはもとより、最新化された台帳を確認してもらえるようにすることで件数を削減

しかしながら、これらの形で対応していくには、相応の工数を必要とします。効率的に対処をしていく方法はないのでしょうか。
次章では、これらの課題をWeb上で解決できる仕組みを紹介していきます。

ID確認をWeb上で完結！アカンサスの「ID棚卸管理機能」

NTTテクノクロスが提供するID台帳管理・ID棚卸ツール「アカンサス」には、「ID棚卸管理機能」があります。
これまでは部門へのID棚卸依頼はメールとExcelで実施されることが多くありましたが、アカンサスでは、登録されたID台帳をそのままWeb上で参照し、継続利用の有無などを回答してもらえます。人単位で利用システムのIDが整理されるため、簡単に確認ができます。

また複数システムのID台帳をインポートすることで、台帳項目も整理されて一元管理でき、データの加工は必要ありません。またWebの回答画面には自部門の回答項目のみ表示されるため、多くのデータの中から自部門の入力箇所を探す手間もなく、入力が必要な所にすぐに辿り着けます

さらに各部門の回答状況がリアルタイムで更新されるため、進捗が一目でわかるだけでなく、どれだけたくさんの部門を抱えていても回答内容は依頼者に自動で送信される為、部門ごとにデータを取りまとめて回収する手間もかかりません。

回答者（部門の責任者）はアカンサスの機能で配下のメンバーに棚卸イベントをシェアできるため、部門メンバーが多くても回答負担を分散することが可能です。
加えて、Web画面上で最新化されたID台帳を自分で確認できることにより、FAQの件数も減らせます。
以上のことから、これまで煩雑だった部門とのやりとりを効率化できます。

アカンサスに興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてください。