社内からのID問い合わせ対応を楽にしたい。
ID台帳の見える化で効率化術

2022/02/01
記事

業務で利用するシステム管理者のもとには日々多くの問い合わせが寄せられてきます。
その中でも、「自分の所有IDがわからなくなってしまった」という質問はできれば無くしたい対応の一つです。
そのような対応は誰がどのシステムにどのようなIDを登録しているか確認ができる一元化されたID台帳で対応できます。

今回は、一元化されたID台帳でシステム管理者の業務を効率化するために必要な要素について解説します。

所有IDを忘れた社員から社内問い合わせがあり、IDを探すのが困難

利用者とシステムとの窓口である情報システム担当者やヘルプデスクには、IDに関する問い合わせが多く寄せられます。
特定のシステムに自分のIDが登録されているか忘れたから知りたい、久々にログインが必要だがIDを忘れてしまったなどの質問が頻繁にされ、頭を悩ませている企業もあるでしょう。

システムが増えるにつれて問い合わせの数も多くなるため、IDを探すことが困難になっていきます。
昨今ではクラウドサービスの隆盛によって各社でシステム導入の動きが活発になり、情報システム担当者やヘルプデスクのID負荷は増大する傾向にあります。 こういった問題が発生している根本的な原因は、どこにあるのでしょうか。

システムごとの管理者がID台帳管理をしているため一度にIDを確認できない

ID管理が煩雑になっている原因は、業務システムごとにExcelなどを用いて個々にID台帳を作成していることが起因します。

各システム管理者が個々にID台帳の管理をしているため、利用者から問い合わせがあった時に対象システムのExcelデータを探して開き、問い合わせがあった人の情報を探すなど、対応が手間になっているのが現状です。
Excelデータでは情報の更新を完全に追うことができず、問い合わせがあった人の情報が古いなど正確な情報がわからないこともあります。

さらに、SaaS利用が増加したことで、従来に比べて余計に手間がかかっています。
このような課題を解決するには、どのような手段をとるべきでしょうか。

ID問い合わせ問題にどう対応するか?

社内問い合わせがあった際に所有IDを素早く調べて対応するには下記の2つの要素が必要です。

ID台帳をデータ化・一元管理

所有IDがわからない問題への対応のカギは「ID管理台帳の一元管理」です。
システムごとに管理されているExcelやCSVファイルなどの統一性がないID情報をまとめることで、IDを探す手間を省くことができます。
また、システムごとに管理する担当者が異なるために確認の手間がかかっていた業務も効率化することが可能です。

このように、ID台帳をデータ化して一元管理することで、所有IDを探し出す手間を省けます。

人単位でIDを把握

人単位で所有するIDを把握できれば、問い合わせを受けた担当者は、問い合わせした人が所有するIDを一覧で見ることができ、ID情報をすぐに回答できます。システムごとに従業員の名前で検索してID情報を調べる手間を省けるため、人に紐づいたID情報を整理することは非常に重要です。

次章では、このような要件を満たすソリューションを紹介します。

「人」単位のID把握を可能にする「アカンサス」

アカンサスは、「人」単位に所有IDを確認できる台帳や、業務システム単位のID台帳を用意しているため、社内問い合わせがあった際にスムーズに対応することが可能です。

「人」単位のID台帳

システム単位の台帳

ご利用方法も簡単で、各業務システムからエクスポートしたIDデータを整形や加工する必要はなく、アカンサスにそのままインポートするだけでOKです。アカンサスが、フォーマットの違い、部署のゆらぎや差分情報を読み取り一元的なデータとして台帳化します。
従来の人手によるExcel管理の手間や人的なミスを減らし、スムーズに各システムにおける台帳の統合をサポートします。

ID管理でお困りの方は、アカンサスを導入してスムーズなID台帳管理業務を実現していきましょう。

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