ID棚卸は時間がかかる?ID棚卸の進捗をスムーズにするための改善策とは

2021/07/15
記事

多くの企業様は、業務で利用するIDを定期的に利用者や部署の責任者に継続利用の有無を確認されているかと思います。この各部とのやり取りがスムーズに進まないというお声をよく耳にします。本記事では、ID棚卸の進捗を阻む要因と、その改善策を説明します。また、ID棚卸に特化したツールも紹介しているため、ぜひ参考にして下さい。

目次

ID棚卸の進捗が悪い…その理由とは?

ここでは、ID棚卸の進捗が悪くなる際の主な原因について解説します。

ID利用者が複数部署にわたるため、コミュニケーションの負担が大きい

ID棚卸は、確認先の部署が多く、かつ、自社以外にもグループ会社、委託先など多岐にわたるため、コミュニケーションの負担が大きくなり、簡単には進められません。また、ID毎に、事情が異なることもあり利用者と何往復もコミュニケーションが必要になる事もあります。加えて、締切前には未着手メンバーにリマインドする必要もあり、情シス担当者のステータス管理負担は想像以上に大きいケースが多いです。
また、最近ではテレワークの導入も進み、確認先となる社員の連絡手段が個々に異なるケースもあり、更に手間が増えた企業もいる。このように、棚卸業務が多数の人を相手に一往復以上のコミュニケーションが必要となる特長に加えて、リモートワークの影響も加わってID棚卸負担が拡大していると考えられます。

頻繁に実施できる訳ではないため、1回あたりの確認量が多い

IDの棚卸を頻繁にできる企業は少なく1年に1回実施の間隔だと、 1 回あたりの確認量がどうしても多くなってしまうケースは少なくありません。 特にIDと利用者数が多いほど作業量は比例するため、棚卸担当者はもちろん、依頼対象である各部門の負担も増加してしまいます。近年はSaaSの導入をする企業が増えたことにより、確認対象となるシステムが増加する傾向にあります。そのため、ID棚卸の重要度が増している一方、同時に負担も増加しているのが現状です。

退職者のIDを確認する担当者がいないため放置される

すでに退職している人、離任している人がいるのに台帳上にデータとして残っている場合、誰に確認してもらえばいいのかわからなくなることがあります。また、担当者が設定されていないため、確認リストに名前こそ記載されているものの、そのまま放置されてしまうケースも少なくありません。

このようにID棚卸の進捗管理は負担が大きくなりやすくスムーズに進みづらい要因が多く存在します。では、棚卸を効率よくするにはどうすればいいのでしょうか。次章では、各部署への依頼段階における効率化させるための方法を紹介します。

全部署への確認依頼・FAQ対応・進捗管理を効率よく行う方法

ここでは、現行の運用を工夫することで改善できる具体策を解説します。各企業様に伺ったポイントをまとめたので、是非参考にしてみてください。

確認したい観点をあらかじめ整理する・想定FAQを用意しておく

ID棚卸を実施する場合は、コミュニケーション負荷を最小化するために確認したい観点を明確化し、FAQを用意しておくことが大切です。例えば、「利用継続しますか」、「長期未使用のため使用停止しますか?」など、可能な範囲で「はい」で回答できる質問を事前に用意しておくことで、効率よくID棚卸が行えます。

また、現場が何をどのように確認すれば良いのか、チェックするための手順を示したマニュアルを用意しておくこともおすすめです。さらに書面だけでなく、画面キャプチャを用いたマニュアルを用意することで、PCの操作手順を視覚的に伝えられるため、よりわかりやすく伝えることができます。

ID棚卸の実施頻度を増やす

1回あたりの業務負担量が多いために、ID棚卸に時間がかかっている可能性があります。そのため、1回あたりの負担が大きくなる悪循環を止めるため、ポイントを押さえた定期的な実施が重要です。
例えば、新入社員が入社し、ある程度現場の繁忙も収まってくる5~6月にかけて、昇格や異動などの人事評価が発表されるタイミングが考えられます。IDと社員数の大きな増減・変動がみられるイベントをキーとして、少しでも頻度を増やすことにより、1回あたりに確認負担が減る可能性があります。

ID管理・確認の主担当が誰なのか決めておく

退職者や離任者がいる場合や、共有IDがある場合などは、主担当が誰なのかを決めておくことも大切です。「自分は関係ない」といった事態にならないようにIDを作成する時点で主担当を明確化し、棚卸依頼するときもネームで割り当てしておくことで効率よく行うことができます。
また、主担当が不在な場合にも代替の責任者を組織ごとに決めておくことも重要です。

ここまで紹介してきたような改善策を講ずることによりID棚卸の効率化が図れます。一方で、改善策を用意・実行するためにはある程度まとまった工数が必要となり、担当者への負担もかかってしまいます。このような負担を軽減したい場合、ID棚卸に特化したツールの活用をおすすめします。

ID台帳をシステム化し、全ての部署にて工数の削減が可能に

ID棚卸をスムーズに行いたい方には、「アカンサス」の利用がおすすめです。アカンサスを導入することで、シンプルな画面操作で、関係者全員が特別な教育なく利用いただけます。
さらに、システムごとのID台帳が一元化され、個々が必要なデータを閲覧・更新ができるため、工数の削減につながります。また、ID利用状況の整理や削除漏れIDの発見、ID放置の防止など、今まで放置されていたIDも一目で判別が可能です。

実際にアカンサスを導入したしたことで、それまで1~2ヶ月かかっていたID棚卸が、1週間で完了するようになった企業もあります。ID棚卸をスムーズに行いたい、負担を軽減したいといった場合はぜひアカンサスの導入を検討してみてください。

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