効率化のカギは脱Excel！ID棚卸業務を改善する方法とは？
テレワークの急速な普及をうけSaaSの利用も増えている昨今。
企業が管理しなければならないIDは年々増加しつづけており、ID棚卸の負荷も増加しております。
本記事では、弊社が独自に実施した「ID棚卸業務の担当者さまへのアンケート調査」の結果を基に、ID棚卸業務の現状と効率化のための「脱Excel」の方法について紹介します。
当記事で取り扱う、独自調査についてはこちら
ID棚卸業務の現状
昨今は業務におけるシステム利用の増加に伴い、管理しなければならないアカウントも増えており、同時にID棚卸業務の工数も膨大なものとなっています。
今回は従業員数100名以上の企業様、かつ、ID棚卸業務を実際に担当している約200名を対象に、各社でのID棚卸業務の方法や、どれほどの工数がかかっているのかなど、現状について調査しました。
8割強の企業が、まだExcelによる「手作業」
当社が実施した独自調査によると、8割強の企業でExcelによるID台帳を利用して「人手」により行われております。
また、多くの企業でID台帳は各システムの担当者が作成し、ID棚卸のたびに手作業で整理・点検を行っているという結果になりました。
期間は約１～３ヶ月…多大な時間・手間が掛かる
同調査によるとほとんどの企業がID棚卸に1システムあたり「約１–3ヶ月」もの期間がかかっており、人員体制も、各システム担当のうち主担当１名と副担当２名の計3名体制で対応していることがわかりました。また、複数システムを担当している方の中には、システムごとに四半期に1度のID棚卸を行うことにより、1年中この作業に従事しているという方もいるようです。
これらの結果から、多くの企業においてID棚卸業務はExcelやスプレッドシートなどを用いた手作業で、「約1–3ヶ月」という長い期間をかけて実施されているということがわかります。
次章では、このようにアナログな管理方法によって多大な時間や手間をかけてしまっている現状から脱却する必要性について説明します。
ID棚卸において脱Excelが必要な3つの理由
Excelは、多くの企業で標準利用されITリテラシーを問わず誰でも使えるうえに、追加費用も不要という点でメリットがあります。いまある環境で手早くID台帳管理をはじめるという観点では、Excelは優れたツールです。
しかし一方で、ID棚卸業務においては以下3つの理由で脱Excelがおすすめです。
継続的なデータ管理に不向きなため
1つ目の理由は履歴管理を伴うデータの管理が難しいといった理由が挙げられます。
本章の冒頭でも紹介したように、Excelにはメリットも多い一方で、変更の履歴が追えないといったデメリットがあります。そのため、最新版のファイルがどれかわからなくなったり、各セルの編集履歴が管理できない問題が発生してしまいます。履歴が追えないことで、ID台帳を毎回ゼロから整理し、棚卸を行っている企業も多く、二度手間三度手間となってしまっているという声も多々ありました。
一定のデータ量を超えると、正確性が低下してしまうから
2つ目は人手による管理の限界と正確性の低下です。ID棚卸の一般的な流れとして、担当者がシステム上からID一覧を取得し、人事情報や社員簿などと照合・整理し、各部門へ利用状況の確認や進捗管理を行います。しかし、各社員に情報を確認してもらうには、各部門向けに情報を整理しなければなりません。
ID数がそこまで多くなければ問題ないですが、システム数が多くなるとID数は膨大になり、上記のような情報の収集や照合・整理は、目検で確認しなければならない箇所も多くなります。結果的に、Excelによる手作業では業務負担の増加や、正確性の低下にもつながってしまいます。
また、Excelは複数台帳をまたいだデータ管理にも課題があります。
例えば、「Aシステム台帳」「Bシステム台帳」のようにシステムごとに管理ファイルを分けている場合、これらを跨いで俯瞰的に管理することが苦手です。そのため、誰がどのシステムにIDを持っているのかを確認する際には、ファイル一つ一つを確認していかなければならず、業務負担が大きくなってしまいます。
利用システムが増え続け、管理把握しきれないから
3つ目に挙げられる理由は管理・把握の問題です。
昨今では新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革への取り組みから、テレワークが急速に普及しています。企業のテレワーク実施が増えると同時にクラウドサービス（SaaS）形式で提供されるシステムの利用も増えており、管理する対象そのものが増加しております。ID棚卸の工数はIDの数と社員数に比例することから、SaaSの普及により、その工数もまた増大する見込みです。今後ますますID棚卸業務の工数は増加する見込みであることから、業務を効率化する必要性が高まっています。
こうした状況をうけて、近年ではID棚卸業務を効率化する専用ツール、「ID棚卸ツール」というサービスが登場しています。ExcelでのID台帳運用に限界を感じている企業様は、システムに任せて効率化することを検討してください。
ITツールを活用すれば、ID棚卸業務を省人化できる
ここでは、前章で紹介したような課題を解決できるID棚卸ツールとして「アカンサス」をご紹介いたします。
アカンサスは、以下のような課題を解決し業務効率化を実現できるツールです。
目視での作業も多く、確認を依頼する部署向けに情報等を整理する必要があり、⼿間がかかる
Excelでは、管理元によって部署の記載方法がバラバラであることから、情報の確認や整理に手間がかかってしまいがちです。アカンサスでは、手持ちの情報をそのまま投入するだけで、バラバラだった情報を一元管理できるようになります。
また、現行データとの差分抽出も「ID」や「人」単位で自動抽出できます。
システム数が増加しており、それにともない工数も増加している
アカンサスでは、手持ちの情報をそのまま投入するだけで簡単にデータ登録・更新が行えるため、システム数が増加しても、工数負担を大幅に軽減することが可能です。また、現在は退職している従業員など、確認しなければならないIDはレポートとして出力できるため、「削除すべきID」の発見が容易にできます。
ID棚卸に特化したアプリケーション「アカンサス」では、上記でご紹介した以外にも棚卸を効率化できる機能が多く搭載されています。ID棚卸の負担軽減や効率化実現のため、アカンサスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
他にも脱 Excel で ID 棚卸効率化を成功させた事例などの詳細について、以下の資料に詳しく紹介していますので、ご興味を持たれた方はぜひ、ご覧ください。
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